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审核知识点丨不符合项报告编写基本要点及对标原则，建议收藏！

来源：中质捷

时间：2024-07-23

点击：190次

撰写不符合项报告是审核员的基本功，这项基本功打不好，写出的不符合项报告将会误导被审核组织，并被人所嗤笑，降低认证委托方的声誉。此项工作对资深审核员来说，看似是小事一桩，但对实习审核员和组织的内审员来说，却一直是个难题。本文按照国际惯例以及有关审核标准要求，漫谈在质量管理体系审核过程中开具不符合项报告的基本要求及对标原则，供大家参考。

不符合项报告编写应满足的基本要点

所谓的不符合项就是指那些违背审核准则的事实和证据。所谓的审核准则在审核中一般包括法律法规要求、合同要求、认证标准要求和组织质量管理体系文件要求。不符合项报告包括 对不符合项事实的描述 、 不符合理由的陈述 和 不符合项性质的判定 三部分内容。

不符合项 事实内容描述 的基本要求可归纳为四条：以客观事实为依据、以审核准则为准绳、通过审核组内沟通，提出有深度的问题、得到受审核方的确认。

所谓的“以客观事实为依据”

不符合事实必须是审核员亲眼看到的、当事人亲口陈述的，以及审核员稽查受审核方的文件和记录时查到的。

这与司法机关“办案子”有点类似。审核员应把不符合项报告必须办成“铁案”，经得起相关方的质询。

这件事说起来简单，但是必须与受审核方产品和服务的特点相结合，才有深层次的意义。例如：有学员给我说，他们是根据客户图纸，为军用飞机加工起落架的专业厂家。但审核员却给他们开出了未按照GJB9001-2017标准8.1的要求编制软件开发计划的不符合项报告。飞机起落架里面有软件吗？肯定是没有，这不是误导受审核方吗？这位审核员是亲自查了产品的运行策划文件，但没有亲眼观察产品的结构，所以闹出这个笑话，搞得受审核方很难制定和实施纠正措施。

所谓的“以审核准则为准绳”

必须按照法律法规要求、合同要求、认证标准要求和组织质量管理体系文件要求，检查体系实施过程的符合性，而不能想当然。

比如某审核员撰写了一个不符合项： “手上有汗，汗里有氯化钠，氯化钠会对印刷电路板造成腐蚀。但在现场发现有三个工人用赤手拿印刷电路板。这不符合GB/T19001-2016标准7.1.4关于‘组织应确定、提供并维护所需的环境，以运行过程，并获得合格产品和服务’的要求”。

GB/T19001-2016标准7.1.4里有不能用赤手拿印刷电路板的要求吗？显然没有，您是给人上化学课吗? 所以，对于这种事实，还应查组织的质量管理体系文件中，有没有不能用赤手拿印制板的要求。

我想，在电子产品行业，组织的作业文件一般都有这个要求。你把这个要求写在“不符合项事实描述”前面，不就行了吗？还有的审核员以自己的工作经历和自己所在企业的做法，去考评受审核方体系运行情况，开具的不符合项报告搞得受审核方莫名其妙。再者，如果单体系质量审核时，您发现了涉及环境和安全的不符合项，可以给受审核方提出口头交流，而不应开具不符合项，因为您的审核准则是质量管理体系认证标准，而不是环境、安全体系认证标准。铁路警察，各管一段嘛。

所谓的“提出有深度的问题”

可以从两个方面去理解：

一个方面是对一些偶然发生的文件签字不全、记录编号断续、必要的标识漏写等问题，虽然是不符合项，但是或不具有普遍性，或总体上也不影响体系运行和产品质量，当面给受审核方提出，让他们纠正就行了，不必开具不符合项报告。

另一方面是要求您应针对表象的问题，进行适当的追溯，看看问题产生的直接（初步）原因或普遍性。

比如：你在机加车间某零件箱上发现没有产品标识，那就要查这只箱子里只有一种零件呢？还是有很多零件？生产现场是只有这一箱子零件呢？还是有很多箱子的零件。如果有很多零件，就必须进行产品标识，不然就没法分清楚到底是什么零件。这就是GB/T19001-2016标准中8.5.1“需要时，组织应采用适当的方法识别输出，以确保产品和服务合格”的基本含义。如果现场只有这一个箱子，而且这个箱子就装着一种零件，生产线上的人都认识这种零件，那就是“不需要时”了。

有时候，为了确定是一般不符合项，还是严重不符合项，还应在其他审核场所进行检查。如果，多处审核场所都存在零件没有标识的问题，性质就变成严重不符合项了。

所谓的“得到受审核方的确认”

表面上好理解，但在事实过程中就存在一些问题。

表现在：审核员开出了不符合项报告，或者是受审核方不认可；或者是受审核方代表虽然在报告上签字了，但心里却觉得委屈。

要做好这件事，最简单的方法就是在审核现场发现不符合项后，应当即给受审核方的陪同人和当事人说清楚。必要时，也可给人家时间，让人家拿出否定这个不符合项的证据。如果他们拿不出否定的证据，就能做到使受审核方心服口服。

特别提醒审核员，在与受审核方核查、交谈和沟通的过程中一定要保持平和谦逊的态度，不要让受审核方觉得你是在仗势欺人，也就是要在审核过程中自始至终地创造一个良好的审核气氛。

说实话，企业出身的，最烦那些高傲无理、自以为是的审核员。我们每个审核员都要记住：自己的产品是什么？是服务！连这个都不懂，就不好说你能成为一名口碑良好的审核员。

不符合项事实描述中，除了以上的基本要求之外，还要再讲究文字描述问题。文字描述的基本要求一般也可归纳成4条。

第一：文字描述必须是确凿的事实，经过受审核方确认，不会引起争议。

要做到这一点，除了满足前面讲的基本要求之外，还应关注审核记录问题。

审核员一定要在审核现场及时形成记录。俗话说：好记性不如烂笔杆。有些审核员自持记忆力强，不及时进行记录，现场审核结束后才补充记录并写不符合项报告，那样很可能出错。

第二：文字记录的事实必须有可追溯性。

要达到这个目标，就应在不符合事实描述中关注五个关键词，可称之为“五何”，即：何时、何地、何岗位、何样本、何种情况。

曾做过特大企业质量高管的老同志做审核员，他每次开具的不符合项报告，都会写“生产现场混乱“，或者”生产现场零件没有标识”这种话。我问：哪个岗位混乱。他说：都混乱。哪里的零件没有标识？他说都没有标识。这样搞得我很郁闷，他开的不符合项报告，我既不好改动，也没法签字。因为他的判断是以偏概全，很难让受审核方接受，也达不到审核的目的。

第三：语言应简洁、清楚、问题突出。

这也是个别审核员容易犯错的地方。一张不符合项报告，光是事实描述就写了半页纸，让人看不懂，或者看着头疼。一般讲，用四号字体打三行字就足够进行事实描述了。你不是写论文、写书，也不是写“审核情景分析”，用不着长篇大论。

第四：事实的描述必须与不符合理由（所对照的审核准则，以下简称“对标”）相呼应。

要做到这一点，一是审核员必须十分熟悉审核标准的要求，以其昏昏，焉能使人昭昭？

比如在不符合项事实描述时，您写的是现场没有提供某项检验的记录。对标时就不能写不符合GB/T19001-2016标准8.6关于“组织应在适当阶段实施策划的安排，以验证产品和服务的要求已得到满足”的要求。

因为标准的这条要求是要求受审核方必须按规定进行检验，适用于对错漏捡事件的对标。而没有检验记录，不一定人家就没有检验，要判标准的这句话，除非检验员承认自己漏检了。

二是不符合项事实描述一定要为对标打下“铺垫”，不能让人感觉到描述的事实与不符合理由没有联系，前后不连贯。爱看话剧的朋友都知道，如果道具房里放了一把扫把。剧情一定会使这个扫把起作用，或者是老婆用它来打老公，或者是有其他情节。这就是“铺垫”。

不符合理由的陈述，俗称“ 对标 ”。就是指明该事实不符合认证标准的那一条哪一句话，这是不符合项报告十分重要的组成部分。

对标的“学问”最大，对标的准确性最根本的因素是基于审核员对认证标准深刻理解。同时，按照国际通行的惯例，还有五条基本原则可供遵循。

一、紧扣事实和审核准则的原则

所谓的“紧扣事实和审核准则的原则”的主要含义是：所描述的不符合项事实必须与违背认证标准的条款号和相应的条款要求相一致。这是对标的首要原则，可以用简单的案例来说明。

在质检科检查时发现，未能提供2023年7月份生产的图号为xxxx的底座和图号为xxx的活动梁的成品检验记录。这不符合GB/T19001-2016标准8.6关于“组织应在适当阶段实施策划的安排，以验证产品和服务的要求已得到满足”的要求。

这个不符合项报告的对标显然是错误的。 “未能提供……成品检验记录”的事实与认证标准8.6的第一句话没有任何关系。而这个事实只与认证标准8.6关于“组织应保留有关产品和服务放行的成文信息”相违背。因为你描述的不符合事实是没有成品检验记录，而不是没有检验。

由此可看出：遵循这条原则是对标工作最基本的要求。它要求审核员必须对审核标准十分熟悉。

二、就近不就远的原则

该原则是说，在对标过程中有适用的具体条款，就不要判定综合性条款。即：在可能涉及的条款中，选择哪些最贴近不符合事实的条款，有针对性地进行对标。

所谓的综合条款包括：标准7.5条是成文信息的综合条款，标准4.4条是体系策划的综合条款，标准8.1条是运行策划的综合条款，标准8.5.1条是生产过程控制的综合条款，标准10.2条是纠正措施的综合条款，标准8.6条是检验和试验的综合条款，等等。只有在没有具体条款要求时，才选定综合条款进行对标。

例如：

1)在审核产品设计和开发过程时，发现设计所不能提供某产品的设计验证记录，不应判定其不符合GB/T19001-2016标准的7.5.3.1而应判定其不符合标准的8.3.4f);

2) 发现设计所不能提供某产品符合设计策划出的产品接受准则的记录，不应判定不符合标准的8.1e）2），而应判定其不符合8.3.2j);

3) 在车间审核时发现，工艺文件规定某工序要求工人进行数据检测，不应判定其不符合标准8.6的第一句话，而应判定不符合8.5.1e);

4) 在审核内审过程时发现，受审核方对内审发现的不符合项没有采取积极的纠正措施，不应判定10.2.1b),而应判定标准的9.2.2e)，等等。

同时在GB/T19001-2016标准中，涉及到更改控制的要求有6处之多，6.3是体系的更改、7.5.2c)是文件的更改、8.1涉及到运行策划的更改、8.2.4是产品和服务要求的更改、8.3.6是设计和开发的更改、8.5.6是生产和服务过程的更改，审核员特别是实习审核必须门清，不可混淆，避免张冠李戴。

“就近不就远的原则”的应用，可以区分标准中诸多条款和要求的内涵和外延。如果没有明确的原则做出指导，就会界限模糊，不利于受审核方进行改进。

三、有利于受审核方改进的原则

这条原则是说：当存在多种对标的可能时，应选择最有利于受审核方理解和整改、最容易见效的条款进行对标，引导受审核方加深对标准的理解，并采取措施以满足标准的要求。

比如说，在电镀行业检查镀层厚度时，可以用测厚法，也可以用点滴法。在审核中发现，工艺规程中规定用点滴法，而在现场却使用的是测厚法。审核员在不符合项对标时，是判未按照文件执行呢？还是判文件策划错误呢？很多学员都回答说应该判执行问题。如果那样的话，按照纠正和纠正措施的处理程序，就必须将用测厚法检测过的零件和产品全部追回。那样做，处理难度大，对产品质量并不会带来提高。如果判文件策划问题，修改一下工艺规程就可以了。

这条原则告诉我们：审核员的产品就是服务。在审核中既要满足审核准则的要求，对顾客和审核委托方等相关方负责，又要有利于受审核方进行改进，将改进的成本降低到最小的程度，以获得最大的收益。当然，这就需要审核员具有专业性和深厚的行业背景。

四、一对一的原则

这条原则是说：一个不符合项事实只能判定标准的一个条款，不能写“不符合这个条款的几点几，又不符合哪个条款的几点几。 ”为什么？因为审核员的工作与大夫看病相似。一个好的大夫，不会告诉你，可能是这个病，也可能是那个病。如果这样的大夫，病人会耻笑他是“蒙古大夫”。审核员也是这样，这个不符合事实到底违背了标准的哪个条款的哪项要求，一定要诊断准确，这样才有利于受审核方改进。如果自己都是模棱两可，怎么会让受审核方清楚呢？又怎么进行原因分析和制定纠正措施呢？

在落实这个原则的过程中，有两个问题需要进行解决。一是写不符合项事实时，千万不要将看见的几件性质不同的事情都综合写在一起，不然就没法按照这个原则进行对标了。二是也有例外性。一个不符合项的对标，可以根据不符合项事实的性质，确定其不符合标准的“几点几”条的a)和b)（或c、d……）。因为在同一条款里的a)、b)、c)……等子条款具有一定的相同属性。

五、忠实审核准则的原则

这条原则告诉我们：对标时，既不能提高审核标准的要求，也不能降低审核标准的要求。审核员应牢记：审核工作的基本任务之一是按照审核准则对受审核方体系的符合性检查。要贯彻这个原则，首要的条件是审核员必须对所遵循的审核准则有深刻的理解，特别是对各种不同的质量管理体系标准的要求要特别的熟悉，否则就容易犯两类措施。第一类错误是错用审核标准。请大家看图所示的不符合项报告。

审核知识点丨不符合项报告编写基本要点及对标原则，建议收藏！(图1)

有经验的资深审核员一眼就会看出，这个不符合项报告是错误的。因为GB/T19001-2016标准并没有要求组织制定项目质量计划。不符合项本身就是误判。如果按照GJB9001C—2017标准进行审核，那么，就会构成不符合项，见下图所示。

审核知识点丨不符合项报告编写基本要点及对标原则，建议收藏！(图2)

第二类错误是不考虑受审核方质量管理体系文件的要求，而按照自己的习惯进行思考。如前文所述，受审核方质量管理体系文件也是审核准则。如果受审核方的文件中规定必须制定项目运行质量计划，而某项目没有进行制定，那就构成了不符合GB/T19001-2016标准的不符合项，见下图所示。

审核知识点丨不符合项报告编写基本要点及对标原则，建议收藏！(图3)

由此看出，忠实审核准则的原则不但要基于审核员对审核标准的深刻理解，也要基于审核员在现场对受审核方质量管理体系文件的检查深度。

如前所述，撰写不符合项报告是审核员的一项基本功，特别是对标的准确性决定了不符合项报告的正确性。上述的五项原则仅仅为对标工作提供了指南，要准确地掌握这些原则，还必须通过对管理体系标准的深入学习、深刻理解和大量的案例练习。尤其是对于新加入审核员队伍的朋友是需要下苦功的。如果不深刻地理解标准的要求和进行大量的案例训练，很难培养基本的职业能力。

不符合项性质分为两大类，即严重（major）不符合项和一般（minor）不符合项。按照国际通行的做法，严重不符合项主要包括：

1、体系出现系统性不符合

比如，某一个过程或关键子过程多处重复性出现不符合项，或体系的关键绩效指标KPI（可理解为受审核方质量目标）未完成，也未采取积极的纠正措施等等。

2. 体系运行出现区域性的不符合。

如：某一个部门所主管的过程均出现或多个过程出现不符合项，且未采取有效的纠正措施等等。

3. 对产品质量具有重大影响或造成严重后果的不符合。

如：用失准的计量器具对最终产品进行检验和试验；产品的重要出厂检验项目没有按规定实施检验和试验就出厂；某武器装备（如飞机）采购的重要采购产品未经入厂检验就直接装机，造成使用（如飞行）事故……等等。

4. 存在严重违反法律法规或重要的国家标准的行为。

如：在食品中添加国家明令禁用的添加剂；锅炉等易燃易爆产品未按要求送国家规定的监测机构监督检验就放行；盗用别人的知识产权设计和生产产品并销售……等等。

对于不同认证标准或行业的认证机构，严重不符合项的划分类型可能还有一些更多的要求。其他的不符合项可以界定为一般不符合项。

审核员对不符合项性质的划分一般都是清楚的。但是，在实施过程中往往存在着两种人为错误。一是出于照顾情面或其他因素的考虑，将严重不符合项大事化小，甚至不将其纳入不符合项报告范畴。二是不良心态作祟，小事化大，把一般不符合项演化成严重不符合项。这些都是十分错误的做法，违背了审核员的行为准则，应予以纠正。

— END —